De veelgestelde vragen

Question 1

Waarom zijn jullie diensten alleen gericht op zzp'ers?

Answer

Wij zijn een klein kantoor. Daarom hebben wij onze dienstverlening helemaal ingericht op de kleine eenmanszaak (lees: ZZP'ers). In de loop van de jaren zijn wij uitgegroeid tot een "niche" kantoor voor zzp'ers. Zo kunnen wij ook heel gericht onze kennis op peil houden en de clienten écht persoonlijke aandacht geven. Bij ons is de ZZP'er geen nummer, maar een collega ondernemer!

Question 2

Ik heb een BV of een VOF. Wat kan Kohen voor ons doen?

Answer

Heb je een BV, dan moet ik helaas melden dat wij niets meer voor je kunnen betekenen. Waarom niet? Wij hebben ons echt gericht op de zzp'ers. Ons kantoor is simpelweg te klein om naast de BV's die wij al helpen, er nog meer bij te nemen. Sorry! Heb je een VOF, en ga je deze bijvoorbeeld binnenkort opheffen en omzetten naar een eenmanszaak? Dan kunnen wij je daarbij assisteren en vervolgens de boekhouding voor de eenmanszaak gaan verrichten.

Question 3

Wie is Adam?

Answer

De eigenaar van Kohen Administraties. Als je bovenin het menu "over ons" klikt, kun je alles over hem lezen.

Question 4

Do you speak English?

Answer

Yes of course. No problem at all.

Question 5

Kan ik jullie kantoor ook fysiek bezoeken?

Answer

Voor de covid-19 crises was een bezoek aan ons thuiskantoor zeker mogelijk. Inmiddels hebben wij onze dienstverlening zo ingericht, dat er bijvoorbeeld via Teams gecommuniceerd kan worden bij een kennismaking of intake. Altijd handig om te zien wie je boekhouder is. En voor ons ook handig, om te weten wie de client is!

Question 6

Ik wil een product of dienst aan Kohen Administraties verkopen.

Answer

Hier volgt dan onze ja-nee sticker: wil je producten, energiecontracten, google diensten en dergelijke aanbieden. Sorry! Wij hebben écht géén interesse. Echt niet. Wij worden enkele tientallen keren per maand gebeld en duidelijker dan dit, kunnen we het echt niet maken.

Question 7

Ik ben geen ondernemer. Maar een particulier. Welke diensten verrichten jullie dan?

Answer

Ons kantoor is gespecialiseerd in ondernemers: eenmanszaken/zzp'ers. Voor particulieren bieden wij geen diensten meer aan.

Question 8

Hoe werkt inschrijven bij jullie?

Answer

Dank voor je interesse! Het begint met een telefoongesprek of mail. Mocht je op basis daarvan denken: Kohen Administraties moet mijn nieuwe boekhouder worden, volgen we een aantal stappen. Zoals: 1. Het sturen van een offerte; 2. Online accorderen van de offerte; 3. Kennismaking via Teams / Zoom; 4. Uploaden van al jouw stukken via onze eigen online omgeving; 5. Start van de samenwerking.

Question 9

Wat doen jullie als er fraude wordt geconstateerd in de financiele administratie?

Answer

Kohen Administraties dient in bepaalde situaties een fraudemelding te doen volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT).

Question 10

Staan jullie wel bekend als intermediair bij de belastingdienst?

Answer

Jazeker. Inclusief becon nummer. Dat is een registratienummer gekoppeld aan ons kantoor. Daarmee communiceren wij in bijvoorbeeld briefwissels of via de aangiftesoftware met de belastingdienst functionarissen. Wij mogen jou dus vertegenwoordigen in het geval van controversen of een geschil met de fiscus. Bovendien kent de Belastingdienst ons als geregistreerd boekhoudkantoor.

Question 11

Ik heb een inschatting met boete gekregen. Kunnen jullie mij helpen?

Answer

Jazeker! Wij verwerken ook met terugwerkende kracht jouw gehele administratie. Bovendien kunnen wij het traject van bezwaar en suppletie aangiften voor jou uit handen nemen. Dit doen wij enkele tientallen keren per kwartaal voor nieuwe clienten. Je bent dus niet de enige! Schroom niet, en bel ons 070-2002322

Question 12

Ik wil een bezwaartraject opstarten. Kunnen jullie mij helpen?

Answer

Absoluut. Het ligt aan het soort bezwaartraject of wij dit zelf namens jou zullen doen, of dat we hiervoor onze in-house jurist moeten inschakelen. Bel gerust en we bespreken wat mogelijk is en kan!

Question 13

Help! Ik heb een boekcontrole. Wat nu?

Answer

Geen zorgen. Dat gebeurt iedere ondernemer wel een keer. Als en indien wij jouw gehele boekhouding hebben verwerkt, staan wij natuurlijk in voor ons werk. Alle boekcontroles die wij hebben mogen begeleiden, zijn altijd 100% succesvol verlopen! Als en indien wij jouw boekhouding nog niet hebben verwerkt (en je hebt bijvoorbeeld een aankondiging gehad dát er controle zal gaan plaatsvinden) kunnen wij jou ook bijstaan. Hiervoor zullen wij sowieso minimaal de gehele boekhouding moeten gaan verwerken.

Question 14

Waarom zijn jullie maandpakketten zo scherp geprijsd?

Answer

Wij hebben ons bedrijf efficient ingericht: geen groot kantoor (maar gewoon vanuit huis), geen vast personeel (extern ingehuurde specialisten), geen grote overhead (focus op een doelgroep en specifieke software). Wij werken volledig digitaal met twee softwarepakketten: Exact en Minox. Al ver voor de covid-19 crises werkten wij op afstand met digitale intakes, videobellen en slimme koppelingen.

Question 15

Welke diensten zitten er niet in het boekhoudabonnement?

Answer

Soms komt het voor, dat er meer diensten nodig zijn. Dat doen wij dan op basis van ons uurtarief (€ 75 ex btw per uur). Denk hierbij aan: begeleiden van een boekencontrole; het aanvragen KOR of middelingen; indienen van bezwaartrajecten; correspondentie met de Rijksoverheid en al van dien aard.

Question 16

Moet ik een meerprijs betalen als specifieke wensen heb?

Answer

Ja en nee. Soms kunnen we zonder meerprijs specifieke eisen verwerken of aanbieden. Het wordt iets duurder als je bijvoorbeeld: meer dan één bankrekening wilt gebruiken, facturatie of inkopen in vreemde valuta laat verwerken door ons of het verrichten van salarisadministratie. Wij leveren geen facturatie software. Dit zul je zelf moeten regelen. Hier kunnen wij je wel bij adviseren. Bespreek dit tijdens het offerte traject.

Question 17

Waarom zijn er een maximum aantal boekingen per maand binnen het pakket?

Answer

Onze boekhoudabonnementen zijn ingericht op de totaal aantal werkzaamheden die nodig zijn over een heel jaar gezien. Het verwerken van één boeking kost simpelweg tijd: bon scannen of gescand ontvangen -> bon boeken -> boeking controleren -> controle op de banktransactie -> banktransactie afletteren en als laatste -> de bon archiveren. Dan moet de administratie gecontroleerd worden. En last but not least: communicatie en afstemming met de client. Je begrijpt: dat kost tijd. En dat zie je terug in de pakketprijzen.

Question 18

Wat als ik het aantal boekingen per maand overstijg?

Answer

Geen zorgen. Gebeurt het 1 of 2 keer, doen wij niet moeilijk. 95% van onze ZZP cliënten blijft binnen de marges van het aantal boekingen. Dat een starter in pakket klein ooit gaat groeien, is logisch. Het verwerken van meer transacties levert dan ook méér werk op. Dan is een upgrade naar een uitgebreider pakket nodig. Is een upgrade niet wenselijk (door bijvoorbeeld incidenteel meerwerk en een paar boekingen per maand) dan wordt er op basis van nacalculatie € 2,50 per boeking aan jou in rekening gebracht. In de regel is een upgrade naar een uitgebreider pakket voordeliger voor de client. Heb je een onderneming met beduidend meer transacties? Dan wordt dit in een maatwerk offerte nader berekend en besproken.

Question 19

Ik wil mijn facturatiesoftware aan jullie koppelen. Kan dat?

Answer

Ja zeker! Zodra jij jouw (verkoop)factuur verstuurt, belandt deze direct in onze boekhouding. Zo ben je altijd bij. Hetzelfde geldt voor de inkoopfacturen (bonnetjes). Deze kun je zelfs zelf met je smartphone fotograferen en naar de boekhouding sturen. Hartstikke handig. Scheelt je veel schoenendozen verzamelen én vullen ;-)

Question 20

Ik heb twee maanden geen werk gehad. Kan ik dan het boekhoudabonnement pauzeren?

Answer

Wanneer betalen even niet uitkomt, kun je met onze debiteurenbeheerder gewoon betaalafspraken maken. Het boekhoudabonnement is een overeenkomst die je aangaat per maand. Daarom is het niet mogelijk deze tijdelijk te pauzeren.

Question 21

Zit ik een jaar vast aan een maandelijks boekhoudabonnement?

Answer

Onze boekhoudpakketten zijn zo opgemaakt, dat de werkzaamheden die verricht worden over een jaar verdeeld berekend zijn per maand. Zo ben je altijd voordeliger uit dan ons los op uurtarief inhuren. Het abonnement wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, en kan te allen tijde worden opgezegd met een opzegtermijn van 1 maand. Houd er wel rekening mee, dat wij dan geen diensten (uit het boekhoudpakket) meer voor je verrichten van dit boekjaar. Met andere woorden: meld je je aan als client en je zegt na 3 maanden weer op, zullen wij dus geen aangifte inkomstenbelasting over dit jaar voor je indienen. Zie hiervoor onze algemene voorwaarden: ART 7.1 Indien de overeenkomst (tussentijds) is beëindigd in een lopend belastingkwartaal, dan vervallen de werkzaamheden en inspanningsverplichtingen van Kohen Administraties. In het bijzonder maar niet beperkt tot het doen van aangifte(n) omzetbelasting of aangifte inkomstenbelasting van het actieve boekjaar.

Question 22

Dus jullie regelen alles? Ik hoef niets meer te doen?

Answer

Om jouw boekhouding op orde te houden en de belastingaangifte op tijd te kunnen indienen, dien je je administratie in nette en ordelijke vorm op tijd aan te leveren aan ons. Je actuele administratie ontvangen wij het liefst iedere maand doch uiterlijk voor de 7e van de maand in het opvolgende kwartaal.

Question 23

Bewaren jullie mijn administratie conform de fiscale bewaarplicht?

Answer

Vooropgesteld dat jij als ondernemer zélf een bewaarplicht hebt, is het inderdaad zo dat jouw gehele boekhouding per jaar wordt opgeslagen in een zogenaamde "audit file". Daarin staan alle boekingen en transacties. De scans van jouw bonnen en facturen zitten daar niet bij. Die bewaar jij zelf als ondernemer. Je stuurt ons alleen een scan of afschrift of foto van de bonnen en facturen.

Question 24

Kan het boekhoudabonnement per automatische incasso worden betaald?

Answer

Jazeker. Betaling voor het abonnement geschiedt middels automatische incasso, tenzij anders is overeengekomen. Voor de automatische incasso verleen je een digitale incassomachtiging.

Question 25

Ik wil liever geen automatische incasso voor het boekhoudabonnement.

Answer

Indien je het abonnement niet middels automatische incasso wenst te betalen, dan wordt € 2,50 per factuur als administratiekosten door ons aan jou in rekening gebracht.

Question 26

Ik krijg mails van Debiteuren365.nl. Wie zijn dat?

Answer

Onze ketenpartner debiteuren365.nl verricht het debiteuerenbeheer en managed en maakt eventuele betaalafspraken per factuur. Dat doen zij namens ons.

Question 27

Ik wil een eerder boekjaar laten verwerken door jullie.

Answer

Dat kan! Hiervoor rekenen wij dezelfde prijzen als vermeld op "tarieven". Heb je 2 boekjaren met gemiddeld 10 boekingen per maand te verwerken, dan rekenen wij € 75 per te verwerken maand.

Question 28

Ik wil alleen dat jullie de aangifte omzetbelasting of inkomstenbelasting doen.

Answer

Dat kan alleen, als je een boekhoudabonnement afneemt. Alleen dan zullen wij jouw aangifte kunnen indienen. Is de aard van je vraag gericht op: "ik wil zelf mijn administratie bijhouden en Kohen Administraties verricht de aangifte", moeten wij je helaas teleurstellen. Wij staan namelijk alleen in voor een juiste aangifte als wij jouw boekhouding dan ook zelf hebben verwerkt. Is de aard van je vraag er op gericht, dat wij de gehele boekhouding verwerken voor een vast tarief per maand, dan is het vanzelfsprekend dat wij de kwartaalijkse aangifte omzetbelasting en de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting zullen indienen.