De veelgestelde vragen

Wij

Wie is Adam?

De eigenaar van Kohen Administraties. Als je bovenin het menu "over ons" klikt, kun je alles over hem lezen.



Kan ik jullie kantoor ook fysiek bezoeken?

Voor de covid-19 crises was een bezoek aan ons kantoor zeker mogelijk. Inmiddels hebben wij onze dienstverlening zo ingericht, dat er bijvoorbeeld via Teams gecommuniceerd kan worden bij een kennismaking of intake. Altijd handig om te zien wie je boekhouder is. En voor ons ook handig, om te weten wie de client is!



Ik wil een product of dienst aan Kohen Administraties verkopen.

Hier volgt dan onze ja-nee sticker: wil je producten, energiecontracten, google diensten en dergelijke aanbieden. Sorry! Wij hebben écht géén interesse. Echt niet. Wij worden enkele tientallen keren per maand gebeld en duidelijker dan dit, kunnen we het echt niet maken.



Wat doen jullie als er fraude wordt geconstateerd in de financiele administratie?

Kohen Administraties dient in bepaalde situaties een fraudemelding te doen volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT).



Belastingdienst

Staan jullie wel bekend als intermediair bij de belastingdienst?

Jazeker. Inclusief becon nummer. Dat is een registratienummer gekoppeld aan ons kantoor. Daarmee communiceren wij in bijvoorbeeld briefwissels of via de aangiftesoftware met de belastingdienst functionarissen. Wij mogen jou dus vertegenwoordigen in het geval van controversen of een geschil met de fiscus. Bovendien kent de Belastingdienst ons als geregistreerd boekhoudkantoor.



Ik heb een inschatting met boete gekregen. Kunnen jullie mij helpen?

Jazeker! Wij verwerken ook met terugwerkende kracht jouw gehele administratie. Bovendien kunnen wij het traject van bezwaar en suppletie aangiften voor jou uit handen nemen. Dit doen wij enkele tientallen keren per kwartaal voor nieuwe clienten. Je bent dus niet de enige! Schroom niet, en bel ons 070-2002322



Ik wil een bezwaartraject opstarten. Kunnen jullie mij helpen?

Absoluut. Het ligt aan het soort bezwaartraject of wij dit zelf namens jou zullen doen, of dat we hiervoor onze in-house jurist moeten inschakelen. Bel gerust en we bespreken wat mogelijk is en kan!



Help! Ik heb een boekcontrole. Wat nu?

Geen zorgen. Dat gebeurt iedere ondernemer wel een keer. Als en indien wij jouw boekhouding nog niet hebben verwerkt (en je hebt bijvoorbeeld een aankondiging gehad dát er controle zal gaan plaatsvinden) kunnen wij jou bijstaan. Hiervoor zullen wij sowieso minimaal de gehele boekhouding moeten gaan verwerken.



Abonnement

Waarom zijn jullie maandpakketten zo scherp geprijsd?

Wij hebben ons bedrijf efficient ingericht: geen groot kantoor, geen vast personeel (extern ingehuurde specialisten), geen grote overhead (focus op een doelgroep en specifieke software).



Welke diensten zitten er niet in het boekhoudabonnement?

Soms komt het voor, dat er meer diensten nodig zijn. Dat doen wij dan op basis van ons uurtarief. Denk hierbij aan: begeleiden van een boekencontrole; het aanvragen KOR of middelingen; indienen van bezwaartrajecten; correspondentie met de Rijksoverheid en al van dien aard.



Moet ik een meerprijs betalen als specifieke wensen heb?

Ja en nee. Soms kunnen we zonder meerprijs specifieke eisen verwerken of aanbieden. Het wordt iets duurder als je bijvoorbeeld: meer dan één bankrekening wilt gebruiken, facturatie of inkopen in vreemde valuta laat verwerken door ons of het verrichten van salarisadministratie. Wij leveren geen facturatie software. Dit zul je zelf moeten regelen. Hier kunnen wij je wel bij adviseren. Bespreek dit tijdens het offerte traject.



Waarom zijn er een maximum aantal mutaties per maand binnen het pakket?

Onze boekhoudabonnementen zijn ingericht op de totaal aantal werkzaamheden die nodig zijn over een heel jaar gezien. Het verwerken van één mutatie kost simpelweg tijd: een inkoopfactuur of verkoopfactuur of banktransactie verwerken zien wij als 1 mutatie. Je begrijpt: dat kost tijd. Per maandpakket is er een maximaal aantal te verwerken mutaties inbegrepen. Maar geen zorgen, 95% van onze clienten past in een bepaald pakket, zónder bij te hoeven betalen!



Wat als ik het aantal mutaties per maand overstijg?

Gebeurt het incidenteel, dan doen wij niet moeilijk. 95% van onze ZZP cliënten blijft binnen de marges van het aantal mutaties per abonnement. Dát een starter in een pakket ooit gaat groeien, is logisch. Het verwerken van meer mutaties levert voor ons dan ook méér werk op. Een upgrade naar een uitgebreider pakket is dan vaak voordeliger. Anders wordt er op basis van nacalculatie € 1,25 per mutatie aan jou in rekening gebracht.



Ik wil mijn facturatiesoftware aan jullie koppelen. Kan dat?

Ja zeker! Zodra jij jouw (verkoop)factuur verstuurt, belandt deze direct in onze boekhouding. Zo ben je altijd bij. Hetzelfde geldt voor de inkoopfacturen (bonnetjes). Deze kun je zelfs zelf met je smartphone fotograferen en naar de boekhouding sturen. Hartstikke handig. Scheelt je veel schoenendozen verzamelen én vullen ;-)



Ik heb twee maanden geen werk gehad. Kan ik dan het boekhoudabonnement pauzeren?

Wanneer betalen even niet uitkomt, kun je met onze debiteurenbeheerder gewoon betaalafspraken maken. Het boekhoudabonnement is een overeenkomst die je aangaat per maand. Daarom is het niet mogelijk deze tijdelijk te pauzeren.



Zit ik een jaar vast aan een maandelijks boekhoudabonnement?

Onze boekhoudpakketten zijn zo opgemaakt, dat de werkzaamheden die verricht worden over een jaar verdeeld berekend zijn per maand. Zo ben je altijd voordeliger uit dan ons los op uurtarief inhuren. Het abonnement wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, en kan te allen tijde worden opgezegd met een opzegtermijn van 1 maand. Houd er wel rekening mee, dat wij dan geen diensten (uit het boekhoudpakket) meer voor je verrichten van dit boekjaar. Met andere woorden: meld je je aan als client en je zegt na 3 maanden weer op, zullen wij dus geen aangifte inkomstenbelasting over dit jaar voor je indienen. Zie hiervoor onze algemene voorwaarden: ART 7.1 Indien de overeenkomst (tussentijds) is beëindigd in een lopend belastingkwartaal, dan vervallen de werkzaamheden en inspanningsverplichtingen van Kohen Administraties. In het bijzonder maar niet beperkt tot het doen van aangifte(n) omzetbelasting of aangifte inkomstenbelasting van het actieve boekjaar.



Clienten

Bewaren jullie mijn administratie conform de fiscale bewaarplicht?

Vooropgesteld dat jij als ondernemer zélf een bewaarplicht hebt, is het inderdaad zo dat jouw gehele boekhouding per jaar wordt opgeslagen in een zogenaamde "audit file". Daarin staan alle boekingen en transacties. De scans van jouw bonnen en facturen zitten daar niet bij. Die bewaar jij zelf als ondernemer. Je stuurt ons alleen een scan of afschrift of foto van de bonnen en facturen.



Ik krijg mails van Debiteuren365.nl. Wie zijn dat?

Onze ketenpartner debiteuren365.nl verricht het debiteurenbeheer en managed en maakt eventuele betaalafspraken per factuur. Dat doen zij namens ons.



Los

Ik wil een eerder boekjaar laten verwerken door jullie.

Dat kan! Hiervoor rekenen wij dezelfde prijzen als vermeld op "tarieven" per te verwerken maand. Met andere woorden, heb je een heel boekjaar te verwerken dan rekenen wij 12 keer het betreffende maandpakket.



Offerte

Waarom zijn jullie diensten alleen gericht op zzp'ers?

Wij zijn een klein kantoor. Daarom hebben wij onze dienstverlening helemaal ingericht op de kleine eenmanszaak (lees: ZZP'ers). In de loop van de jaren zijn wij uitgegroeid tot een "niche" kantoor voor zzp'ers. Zo kunnen wij ook heel gericht onze kennis op peil houden en de clienten écht persoonlijke aandacht geven. Bij ons is de ZZP'er geen nummer, maar een collega ondernemer!



Ik heb een BV of een VOF. Wat kan Kohen voor ons doen?

Heb je een BV, dan moet ik helaas melden dat wij niets meer voor je kunnen betekenen. Waarom niet? Wij hebben ons echt gericht op de zzp'ers. Ons kantoor is simpelweg te klein om naast de BV's die wij al helpen, er nog meer bij te nemen. Sorry! Heb je een VOF, en ga je deze bijvoorbeeld binnenkort opheffen en omzetten naar een eenmanszaak? Dan kunnen wij je daarbij assisteren en vervolgens de boekhouding voor de eenmanszaak gaan verrichten.



Do you speak English?

Yes of course. No problem at all.



Hoe werkt inschrijven bij jullie?

Dank voor je interesse! Het begint met een telefoongesprek of mail. Mocht je op basis daarvan denken: Kohen Administraties moet mijn nieuwe boekhouder worden, volgen we een aantal stappen. Zoals: 1. Het sturen van een offerte; 2. Online accorderen van de offerte; 3. Kennismaking via Teams / Zoom; 4. Uploaden van al jouw stukken via onze eigen online omgeving; 5. Start van de samenwerking.



Dus jullie regelen alles? Ik hoef niets meer te doen?

Om jouw boekhouding op orde te houden en de belastingaangifte op tijd te kunnen indienen, dien je je administratie in nette en ordelijke vorm op tijd aan te leveren aan ons. Je actuele administratie ontvangen wij het liefst iedere maand doch uiterlijk voor de 7e van de maand in het opvolgende kwartaal.



Kan het boekhoudabonnement per automatische incasso worden betaald?

Jazeker. Betaling voor het abonnement geschiedt middels automatische incasso, tenzij anders is overeengekomen. Voor de automatische incasso verleen je een digitale incassomachtiging.



Ik wil liever geen automatische incasso voor het boekhoudabonnement.

Indien je het abonnement niet middels automatische incasso wenst te betalen, dan wordt er een los bedrag per factuur plus administratiekosten door ons aan jou in rekening gebracht.